Aktualizacja treści: · O narzędziu
Gdy zgłoszenie obsługiwała agencja lub spedytor
Poproś podmiot, któremu zlecono odprawę, o dokument końcowy dotyczący wskazanego MRN. Jeśli organizator transportu korzystał z innej agencji, ustal, kto faktycznie obsługiwał zgłoszenie. Unikniesz przekazywania tego samego pytania pomiędzy osobami, które mają jedynie booking lub dokument przewozowy.
W prośbie podaj własną referencję dostawy i numer faktury, żeby odbiorca mógł sprawdzić zgodność sprawy. Wyraźnie zaznacz, że chodzi o otrzymany komunikat wraz z możliwością odczytania jego treści. Sam zrzut publicznego statusu nie odpowiada na pytanie, jaki dokument odebrano.
- Poproszę o dokument do MRN wskazanego w tej sprawie.
- Proszę potwierdzić, czy dotyczy całej naszej dostawy.
- Jeśli nie został otrzymany, proszę podać ostatni komunikat i brakujący krok.
- Proszę wskazać, kto będzie prowadził dalsze wyjaśnienie.
Gdy zgłoszenie obsługujesz samodzielnie
PUESC opisuje odbiór wiadomości we własnej aplikacji, na PUESC lub BCP albo przez wskazany adres e-mail — zależnie od kanału komunikacji. Sprawdź ten kanał, którego użyto w konkretnej sprawie. Samo zalogowanie do innego konta nie zapewnia dostępu do cudzych dokumentów.
Odszukaj zgłoszenie po MRN lub swojej referencji, sprawdź wiadomości przychodzące i archiwum. Jeżeli aplikacja zgłasza błąd pobrania, ustal, czy problem dotyczy połączenia, dostępu, czy faktycznego braku komunikatu. Zgłoszenie techniczne powinno opisywać błąd i moment jego wystąpienia; nie zmieniaj danych zgłoszenia tylko po to, by ponowić odbiór.
Źródła: PUESC — zgłoszenie wywozowe, odbiór komunikatów zwrotnych
Plik elektroniczny i jego czytelna prezentacja
Zachowaj otrzymaną wiadomość w jej pierwotnej postaci oraz czytelną prezentację, jeśli udostępnia ją aplikacja. Nie zamieniaj nazwy pliku ani rozszerzenia, aby wyglądał jak inny dokument. Własny PDF sporządzony z wyniku narzędzia jest opisem wyniku, a nie komunikatem odebranym z systemu celnego.
Ustal z osobą odpowiedzialną za dokumentację, jaki format jest potrzebny do wewnętrznego obiegu. Gdy otrzymasz jedynie skan lub wydruk, poproś również o informację o jego źródle. Zapisz, kto przekazał dokument i do której sprawy go przypisano; unikaj przechowywania kilku nieopisanych wersji w osobnych skrzynkach.
Sprawdź treść przed przekazaniem dalej
Instrukcja PUESC wskazuje, że CC599C może wystąpić także przy odmowie wyprowadzenia z wynikiem B1. Dlatego nazwa komunikatu nie wystarcza: odczytaj wynik i ustal, co oznacza w danej sprawie.
- Porównaj MRN z dokumentem zgłoszenia, nie tylko z tematem e-maila.
- Sprawdź towar i ilości; wyjaśnij ewentualny podział wysyłki.
- Oddziel datę otrzymania wiadomości od daty zdarzenia, którego dotyczy.
- Nie pomijaj informacji o rozbieżnościach, odmowie albo korekcie.
Co zrobić, jeśli dokumentu nadal nie ma
Poproś o ustalenie, czy brakuje jedynie przekazania pliku, czy sprawa wymaga wyjaśnienia przebiegu wywozu. W drugim przypadku przygotuj dokumenty transportowe i rzeczywistą trasę według poradnika o braku CC599C. Nie zamawiaj nowego zgłoszenia dla tej samej wysyłki wyłącznie z powodu brakującego załącznika. Najpierw trzeba poznać stan istniejącej sprawy.